گزارش فروش چیست – انواع گزارشات حیاتی فروش و شاخص های عملکردی آنها

در هر سازمان گزارش‌ های مختلفی جمع آوری می‌شود که بنا به اطلاعات تجمیع شده در آن، کارایی‌ های متفاوتی دارد. یکی از مهم ترین و پر کاربرد ترین گزارش های سازمانی، گزارش فروش است که دید بسیار خوبی به مدیران و مسئولان برای تصمیم های آینده سازمان می‌دهد. به علاوه گزارش فروش، جزئیات فعالیت های فروش سازمان شما را تجمیع می‌کند و بینشی را برای شما به ارمغان می‌آورد که می‌تواند در بسیاری از تصمیمات استراتژیک آینده سازمان شما موثر باشد و حتی لازم باشد سازمان شما مسیری کاملا متفاوت را پیش گیرد.

 

 

 

یک گزارش فروش باید شامل تعداد زیادی شاخص کلیدی عملکرد باشد، همراه با توضیحاتی مکتوب که ارقام شاخص های کلیدی عملکرد چگونه بر عملیات فروش سازمان در آینده تاثیر خواهد گذاشت.

اگر بخواهیم تعریفی از گزارش فروش، که با نام گزارش تجزیه و تحلیل فروش نیز شناخته می‌شود، ارائه کنیم باید بگوییم سندی است که فعالیت های فروش یک سازمان را خلاصه می‌کند. این گزارش می‌تواند شامل اطلاعاتی همچون میزان فروش، سرنخ های فروش، خریداران جدید، درآمد و هزینه در طول یک بازه زمانی مشخص باشد.

همچنین گزارش فروش این امکان را به شما می‌دهد که به وسیله تجزیه و تحلیل این اطلاعات، عملکرد تیم فروش سازمان شما و یا هرگونه شکاف در آن را در مسیر فرایند فروش نشان دهد.

این گزارشات می‌تواند به سازمان شما در جهت اصلاح و تغییر رویکرد فروش و سایر ابتکارات در جهت رشد فروش کمک کند. این گزارشات همچنین می‌توانند در مورد راهکار های فروش، پیش بینی داده های فروش در آینده، تجزیه و تحلیل عملکرد در مقایسه با دوره های قبلی و درک بیشتر انگیزه های مشتری به سازمان شما راهکارهای بسیار مناسبی ارائه دهند.

نهایتا کار گزارش فروش این است که کلیه فعالیت های فروش شرکت شما را خلاصه و تجمیع کند و بینشی معنی­‌دار در جهت اصلاحات و تغییرات آینده، در جهت فعالیت های فروش سازمانی در اختیار شما قرار دهد.

 

 

خلاصه ای از انواع مختلف گزارش فروش

هیچ دو نوعی از گزارش های فروش دقیقا مانند یکدیگر نیستند. هر کدام از انواع مختلف گزارشات فروش می‌تواند بر انواع مختلفی از داده های فروش، نیاز های فروش و یا استراتژی های فروش تمرکز داشته باشد. در ادامه به بررسی چند نوع از گزارشات فروش می‌پردازیم:

• گزارش پیش بینی فروش

این گزارش میزان فروش تیم فروش سازمان شما را در بازه زمانی مشخصی در آینده، پیش بینی می‌کند. همچنین می‌توانید از این گزارشات برای پیش بینی کندی روند فصلی برنامه های فروش یا برنامه ریزی برای مسائلی که ممکن است بر کسب و کار سازمانی شما تاثیر گذار باشد، استفاده کنید.

• گزارش قیف فروش

این گزارشات نشان می‌دهد که محصولات یا خدمات شما چقدر به مرحله فروش نزدیک شده اند. قیف فروش در اصل راهکاری است که به شما کمک می‌کند تا بهترین راهکار ها را پیدا کرده و افراد را تبدیل به مشتری کنید. با مقایسه گزارشات قیف های فروش در دوره های زمانی پشت سر هم، نقاط ضعف خط فروش به راحتی شناسایی می‌شود.

• گزارش‌ تبدیل

این گزارشات خیلی به گزارشات قیف فروش شبیه است، به علت این که پیشرفت سرنخ ها (leads) را در راستای یک قیف فروش ارزیابی می‌کنند. علی رغم این شباهت کلی، تفاوت هایی هم بین این 2 گزارش وجود دارد. یکی از تفاوت های گزارش تبدیل با گزارش قیف فروش این است که در گزارشات تبدیل به طور خاص به تبدیل سرنخ ها به مشتری نگاه می‌کند، نه وضعیت سرنخ ها در طول قیف فروش.

گزارش استاندارد ردیابی تبدیل سرنخ ها به مشتری شامل اطلاعاتی در مورد مخاطبین، سرنخ های ایجاد شده، سرنخ های مناسب با راهبردهای فروش سازمان و سرنخ های تبدیل شده به مشتری است. هم چنین در گزارشات تبدیل، نرخ تغییر این اطلاعات در دوره های زمانی مختلف مشخص شده است.

• گزارش درآمد

این گزارشات یکی از معیارهای مناسب برای سنجش پیشرفت سازمان و دستیابی به اهداف تعیین شده برای دپارتمان است. درآمد مقدار پولی است که شرکت در بازه زمانی مشخص از محل فروش کالا یا ارائه خدمات برای مشتریان خود کسب کرده و یا از محل سرمایه گذاری های شرکت در بازه زمانی مشخص به دست آورده است.

این گزارشات مشخص می‌کند که کدام گروه از سرنخ ها و مخاطبان سازمان منبع اصلی درآمد سازمان بوده اند.  گزارش درآمد یکی از مهم‌ترین گزارش های وابسته به فروش سازمان است.

• گزارش مخاطبان یا مشتریان

منبع حیات سازمان و تضمین ادامه فعالیت آن وجود مخاطبان یا مشتریان سازمان است. میزان اهمیت این گروه بر هیچ یک از اعضای سازمان پوشیده نیست. در گزارش مخاطب اطلاعات کلی از مخاطبان یا مشتریان در یک پایگاه داده تجمیع می‌شود. اطلاعاتی که در این گزارشات جمع آوری می‌شود اطلاعات شناختی مخاطبان یا مشتریان مانند صنعت فعالیت آن ها، عنوان شغلی آن ها، منبع جذب این مخاطب و مشخصات دیگری وابسته به نیازهای سازمان، است.

گزارش مخاطبان یا مشتریان فرصتی را برای سازمان فراهم می‌کند تا علایق مخاطبان خود را بشناسد و با کمک از این اطلاعات بتواند فرصت های جدید در زمینه فعالیت سازمان کشف کند.

 

 

 

 

انواع مختلف گزارشات فروش می‌تواند در دوره های زمانی مشخصی، شاخص های کلیدی عملکرد مورد نیاز سازمان را پایش کنید و موفقیت سازمان را در طول زمان کنترل کنید و یشرفت روزافزون سازمان را شاهد باشید. دوره های زمانی که می‌توانید گزارشات فروش را تنظیم کنید به تفکیک زیر است:

• گزارشات فروش در بازه زمانی روزانه

گزارشات فروش که به صورت روزانه تهیه می‌شوند، می‌توانند شاخص های کلیدی عملکردی همچون تماس های روزانه نمایندگان فروش و تعداد سرنخ های ایجاد شده را ردیابی و پایش کند.

• گزارشات فروش در بازه زمانی هفتگی

گزارشات فروش که به صورت هفتگی تهیه می‌شوند، شاخص های کلیدی عملکردی همچون بسته شدن معاملات هفتگی تیم فروش و یا درآمد حاصل شده از فعالیت هفتگی تیم فروش را پیگیری کند.

• گزارشات فروش در بازه زمانی ماهیانه

گزارشات فروش که به صورت ماهیانه تهیه می‌شوند، می‌تواند نمایی بلندمدت از معیارهای ردیابی شده در گزارشات روزانه و هفتگی را تجمیع کرده و به مسئولین مربوطه یا سرپرستان و مدیران ارائه دهد.

• گزارشات فروش در بازه زمانی سالیانه

گزارشات فروشی که در بازه زمانی سالیانه تهیه می‌شوند، نسخه‌ای طولانی تر و دقیق تر از گزارشات فروش ماهیانه سازمان است که یک جا و پشت سر هم تجمیع و ارائه می‌شود. این گزارش ممکن است بتواند راهکارهایی برای تعیین سهمیه های فروش سال بعد، در اختیار مدیران قرار دهد.

گزارش فروش سالیانه همچنین می‌تواند به حل کردن مسائل مربوط به مدیریت فروش، نوسانات فصلی در زمینه فروش، پایش تاثیرات کمپین‌ های بازاریابی و شناسایی نمایندگان فروش با کارایی بالاتر به سازمان شما کمک کند.

 

 

 

 شاخص های کلیدی عملکرد یک گزارش فروش کدامند؟

شاخص‌ های کلیدی عملکرد بسته نوع گزارش مورد نظر شما و بازه زمانی که گزارش را تنظیم می‌کنید، متفاوت است اما باید شامل اقلام زیر باشند:

• حجم فروش

• فروش خالص

• فروش ناخالص

• درصد تغییرات این متغیرها نسبت به دوره گزارش قبلی.

همان طور که می‌بینید با لیست نسبتا کوتاهی مواجهیم چرا که مختصر ماندن اهمیت زیادی دارد. با این حال ارقام به تنهایی برای تنظیم یک گزارش فروش کافی نیستند، بلکه باید شرحی بر معنای این ارقام نوشته شود.

در آخر یکی دیگر از نکات کلیدی که باید هنگام تنظیم گزارشات فروش در نظر داشته باشید این است که نوع گزارش مد نظر خود را انتخاب کرده و مخاطبان خود را هنگام تهیه این گزارش تحت نظر بگیرید، اطلاعات لازم و دوره زمانی که گزارش را برای آن تنظیم می‌کنید، مشخص کنید و سپس گزارش خود را تکمیل کنید.