اهمیت هوش تجاری در کسب و کار شما چیست؟ +8 نمونه داشبورد مدیریتی

برای اینکه بدانیم هوش تجاری(BI) چیست لازم است از تعریف آن شروع کنیم.

تعریف هوش تجاری (Business Intelligence)

هوش تجاری(BI) یک فرآیند مبتنی بر فناوری است که به منظور تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارائه اطلاعات عملی استفاده می‌شود تا به مدیران کمک کند تا آگاهانه‌تر تصمیمات تجاری خود را اتخاذ کنند. به عنوان بخشی از فرایند هوش تجاری، سازمان‌ها داده‌ها را از نرم‌افزارهای داخلی IT و منابع خارجی جمع‌آوری می‌کنند. آن‌ها را برای تجزیه و تحلیل آماده می‌کنند و کوئری‌ها را برای داده‌ها انجام می‌دهند و داده‌ها را به تصویر می‌شکند و داشبوردها را ایجاد می‌کنند تا نتایج تجزیه و تحلیل را برای تصمیم‌گیری عملیاتی و ایجاد و برنامه‌ریزی استراتژیک در اختیار کاربران تجاری قرار دهند.

هدف نهایی هوش تجاری یا BI اخذ تصمیمات تجاری بهتر است به طوری که سازمان‌ها را قادر به افزایش درآمد؛ بهبود بهره‌وری عملیاتی و کسب مزیت‌های رقابتی نسبت به رقبای تجاری‌شان می‌کند. برای دستیابی به این هدف، هوش تجاری ترکیبی از تجزیه و تحلیل؛ مدیریت داده و ابزار گزارش‌نویسی و همچنین روش‌های مختلف برای مدیریت و تجزیه و تحلیل داده‌ها را در بر می‌گیرد.

فرآیند کار هوش تجاری چگونه است؟

معماری هوش تجاری شامل بیش از یک نرم‌افزار هوش تجاری است. هوش تجاری داده‌ها را به طور معمول در انبار داده‌‌ای که برای کل سازمان ساخته شده ذخیره می‌کند. علاوه بر این، داده‌ها بر اساس خوشه‌های هادوپ یا سایر سیستم‌های بیگ‌دیتا(به‌عنوان انبار داده یا Landing Pads برای داده‌های هوش تجاری و تجزیه و تحلیل؛ به ویژه برای فایل‌های لاگ, داده‌های سنسورها، متن و انواع داده‌های دیگر ساختار‌نیافته یا نیمه‌ساختاریافته) استفاده می‌شوند.

داده‌های هوش تجاری می‌توانند شامل تاریخچه اطلاعات و داده‌های جمع‌آوری شده به لحظه از سیستم‌ها باشند که این موضوع ابزارهای هوش تجاری را قادر می‌سازد تا از فرآیندهای تصمیم‌گیری استراتژیک و همچنین تصمیم‌های تاکتیکی پشتیبانی کنند.

قبل از استفاده در برنامه‌های هوش تجاری؛ داده‌های خام از منابع مختلفی که استفاده می‌شوند ادغام و مدیریت کیفیت داده‌ها تضمین می‌شود تا اطمینان حاصل شود که تیم‌‌های هوش تجاری و کاربران تجاری در حال تجزیه و تحلیل اطلاعات دقیق و سازگار هستند.

مراحلی که فرآیند هوش تجاری را شامل می‌شود عبارتند از:

آماده‌سازی داده‌ها؛ که در آن مجموعه داده‌ها برای تجزیه و تحلیل سازمان‌دهی و مدل می‌شوند.
درخواست(پرس‌و‌جو یا کوئری) تحلیل از داده‌های تهیه شده
توزیع شاخص‌های کلیدهای عملکردی(KPI) و سایر یافته‌ها برای کاربران تجاری
استفاده از اطلاعات برای کمک به تاثیرگذاری و پیش‌برد تصمیمات تجاری

در ابتدا ابزارهای هوش تجاری در درجه اول توسط متخصصان BI و IT که داشبورد و گزارش برای کاربران تجاری تولید می‌کردند؛ استفاده می‌شد. اما به لطف توسعه BI سلف سرویس و ابزارهای کشف داده؛ تحلیلگران و مدیران خودشان به طور فزاینده‌ای از سیستم‌های هوش تجاری استفاده می‌کنند؛ محیط‌های هوش تجاری سلف سرویس؛ کاربران تجاری را قادر می‌سازد تا داده‌ها را به تصویر بکشند و داشبوردها را طراحی کنند.

برنامه‌های هوش تجاری اغلب فرم‌های تجزیه و تحلیل پیشرفته مانند داده کاوی، تجزیه و تحلیل پیش‌بینی؛ متن‌کاوی؛ تجزیه و تحلیل آماری و تجزیه و تحلیل کلان داده‌ها را شامل می‌شوند. یک مثال متداول، مدل‌سازی پیش‌بینی است که تجزیه و تحلیل را در سناریوهای مختلف امکان‌پذیر می‌کند. با این وجود در بیشتر موارد پروژه‌های پیشرفته تجزیه و تحلیل توسط تیم‌های جداگانه‌ای از دانشمندان داده؛ آمارشناسان؛ مدل‌سازان پیش‌بینی و سایر متخصصان ماهر تجزیه و تحلیل انجام می‌شوند؛ در حالی که تیم‌های BI روی کوئری و تجزیه و تحلیل ساده‌تر داده‌های تجاری نظارت می‌کنند. در ویدیوهای زیر نحوه کار پرسنل سازمان از BI سلف سرویس نمایش داده شده است.

نحوه کار BI سلف سرویس در Power BI

نحوه کار BI سلف سرویس در Microsoft Excel

چرا هوش تجاری مهم است؟

به طور کلی نقش هوش تجاری بهبود عملکردهای تجاری سازمان از طریق استفاده از داده‌های مرتبط است. شرکت‌هایی که به طور موثر از ابزارهای و تکنیک‌های هوش تجاری استفاده می‌کنند، می‌توانند داده‌های جمع‌آوری شده خود را به بینش‌های ارزشمندی در مورد فرآیندها و استراتژی‌های تجاری خود تبدیل کنند. سپس می‌توان از چنین بینشی برای تصمیم‌گیری بهتر در زمینه تجارت استفاده کرد که باعث افزایش بهره‌وری و درآمد می‌شود و منجر به تسریع رشد کسب و کار و سود بیشتر می‌شود.

بدون هوش تجاری سازمان‌ها نمی‌توانند به راحتی از تصمیم‌گیری مبتنی بر داده استفاده کنند. در عوض، مدیران و کارمندان تصمیمات خود را بر اساس عوامل دیگری مانند دانش قبلی، تجربیات قبلی؛ شهود و حس ششم اتخاذ می‌کنند. گرچه این روش‌ها می‌توانند تصمیمات خوبی را منجر شوند اما به دلیل کمبود داده‌های زیربنایی آن‌ها مملو از خطا و مراحل اشتباه هستند.

مزایای هوش تجاری

یک برنامه موفقیت آمیز هوش تجاری مزایای تجاری مختلفی را برای یک سازمان ایجاد می‌کند. به عنوان مثال هوش تجاری به مدیران سازمان‌ها و دپارتمان‌ها این امکان را می‌دهد تا به طور مداوم عملکرد کسب و کار را نظارت کنند تا در صورت بروز مشکل یا فرصت‌ها بتوانند سریعا عمل کنند. تنگناهای زنجیره تامین؛ تولید و توزیع را می‌توان قبل از ایجاد خسارات مالی شناسایی کرد و مدیران منابع انسانی بهتر می‌تواننده بهره‌وری کارکنان؛ هزینه‌های نیروی کار و سایر داده‌های نیروی کار را کنترل کنند. به طور کلی مزایای اصلی که هوش تجاری برای کسب و کارها می‌تواند به همراه داشته باشد شامل موارد زیر می‌شوند:

تسریع و بهبود تصمیم‌گیری
بهینه‌سازی فرایندهای تجاری داخلی
افزایش سودمندی عملیاتی و بهره‌وری
برطرف کردن مشکلات تجاری لحظه‌ای
شناسایی روندهای نوظهور تجارت و بازار
توسعه قوی‌تر استراتژی‌های تجاری
فروش بالاتر و کسب درآمد جدید
ایجاد برتری نسبت به شرکت‌های رقیب

نمونه‌هایی از کاربردهای هوش تجاری

به طور کلی کاربرد هوش تجاری سازمانی شامل موارد زیر می‌شود:

نظارت بر عملکرد تجاری یا سایر معیارها
حمایت از تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی استراتژیک
ارزیابی و بهبود فرایندهای تجاری
ارائه اطلاعات مفید در مورد مشتریان؛ تجهیزات؛ زنجیره‌های تامین و سایر عناصر عملیات تجاری به کارکنان عملیاتی و غیره
تشخیص فرایندها، الگوها و روابط در داده‌ها

موارد استفاده و کاربردهای خاص هوش تجاری در صنایع مختلف متفاوت است. به‌عنوان مثال: شرکت‌های خدمات مالی و بیمه‌ها از هوش تجاری برای تجزیه و تحلیل ریسک در طی مراحل وام و تصویب سیاست استفاده کرده و محصولات اضافی را برای ارائه به مشتریان موجود بر اساس نمونه کارهای فعلی شناسایی می‌کنند. هوش تجاری به خرده فروشان در زمینه مدیریت بازاریابی، برنامه‌ریزی تبلیغات و مدیریت موجودی کالا کمک می‌کند. در حالی که تولیدکنندگان به هوش تجاری برای تجزیه و تحلیل تاریخچه و عملیات کارخانه زمان واقعی استفاده می‌کنند و به آن‌ها برای مدیریت برنامه‌ریزی تولید، تهیه و توزیع کمک می‌کنند.

شرکت‌های هواپیمایی و هتل‌های زنجیره‌ای از کاربران مطرح هوش تجاری برای مواردی مانند ردیابی ظرفیت پرواز و تعداد اتاق های رزرو شده، تنظیم قیمت‌ها و برنامه‌ریزی کارکنان استفاده می‌کنند. در سازمان‌های بهداشت و درمان، هوش تجاری و تجزیه و تحلیل برای تشخیص بیماری‌ها و سایر شرایط پزشکی و تلاش برای بهبود مراقبت و نتایج بیماران کمک کننده است. دانشگاه‌ها و سیستم‌های مدارس از هوش تجاری برای نظارت بر معیارهای عملکردی کلی دانش‌آموزان و دانشجویان و شناسایی افرادی که ممکن است به کمک نیاز داشته باشند استفاده می‌کنند.