به عنوان مدیر یا مسئول یک سازمان مسئولیت های بسیاری بر شانه شما است. علاوه بر مدیریت تیم خود و اطمینان حاصل کردن از رشد سازمان، باید از جمع آوری داده های صحیح و مناسب برای ارائه به همکاران و مدیران بالادستی خود، اطمینان حاصل کنید. این مرحله دقیقا همان جایی است که گزارشات سازمانی اعم از انواع گزارش فروش، گزارش مالی، گزارش انبار، گزارش منابع انسانی و … آماده و به دیگر افراد در سازمان ارائه می‌شود.
گزارشات در سازمان به سندی اطلاق می‌شود که خلاصه ای از تمام فعالیت های واحد گزارش دهنده را در بازه زمانی مشخص، ارائه می‌کند. در ذیل گزارش داده ها به گونه‌ای مرتب می‌شوند که اطلاعاتی معنی دار و باکیفیت در مورد پیشرفت تیم های مختلف ارائه کند.
گزارش های مختلف از میزان اهمیت متفاوتی برخوردارند، چرا که بنا به موضوع گزارش در حال تجمیع و ارائه اطلاعات در مورد عملکرد تیم های مختلف و نقاط قوت و ضعف آن ها است و به مدیران و مسئولان اجرایی این امکان را می‌دهد تا از جنبه های مختلفی چون سنجش عملکرد محصولات یا خدمات، سنجش منابع انسانی، سنجش گزارش های مالی و … سازمان خود را بسنجند. این سنجش موجب می‌شود تا در آینده بتوانند تصمیمات بهتری بگیرند و آن‌ها را از مشکلات احتمالی دور کند.
گزارشات حتی می‌توانند استراتژی های موثر رشد، شناسایی مشتریان ایده آل، بهینه سازی فرایند های سازمانی و بسیاری از مسائل حیاتی سازمان را ترسیم کنند.
برای مثال اگر یکی از کمپین های تبلیغاتی سازمان منجر به فروش کافی نشده است، یا مشتریان درست که با خدمات یا کالاهای تولیدی سازمان مطابقت دارند را جذب نکرده است، میتوانید در استراتژی های کمپین تبلیغاتی تجدید نظر کنید، آن را تغییر دهید یا برای رسیدن به نتایج بهتر و جلوگیری از ضرر های احتمالی، آن را به صورت کامل متوقف کنید.
گزارشات هر واحد معمولا توسط مدیر آن واحد تنظیم می‌شود و این شخص میتواند از شیوه های مختلفی برای قالب بندی ارتباط موثر داده های مهم استفاده کند. مسئول مربوط به ارائه گزارش میتواند گزارش خود را بنا به خلاقیت شخصی خود تدوین کنند و حتی از اینفوگرافیک ها برای ارائه بهتر داده ها استفاده کنند.
پنج گام مهم در نوشتن یک گزارش سازمانی
حقیقت این است که احتمالا هرکسی بتواند اعداد داده ها را در یک گزارش وارد کند و در یک جلسه به مدت طولانی در مورد آن‌ها در یک جلسه صحبت کند. چالش واقعی جایی است که بتوانید یک گزارش فروش تدوین کنید که داده های مناسب را به مخاطب منتقل کند و مخاطبان شما خواب آلوده نشوند!
در ادامه پنج مرحله برای تدوین یک گزارش سازمانی موفق را می‌خوانیم:
1-هدف گزارش خود را مشخص کنید:
احتمالا نتوانید همه‌ی داده‌ها را در گزارش خود بگنجانید. نکته اصلی این است که باید تمرکز خود را بر داده هایی بگذارید که به واحد شما یا شرکت، در رسیدن به اهداف خاص خود کمک کند.
تدوین گزارش را با این سوال آغاز کنید که این گزارش را به چه دلیلی توین می‌کنید؟ آیا اثربخشی یک استراتژی می‌سنجید؟ آیا روندهای جالب فروش در یک بازه زمانی را مشخص می‌کنید؟ آیا در مورد کمپین های تبلیغاتی می‌نویسید؟ یا گزارش را برای سنجش اثربخشی واحد خود و ارائه راهکار برای عملکرد بهتر تنظیم می‌کنید؟
دانستن هدف تدوین گزارش نهایتا به شما در زمینه جمع آوری و تجزیه و تحلیل نوع مناسبی از داده ها کمک می‌کند. همچنین به شما کمک می‌کند تا چارچوب گزارش خود را تعیین کنید، مثلا این گزارش در چه دوره زمانی تدوین شده است.
برای مثال اگر می‌خواهید بدانید که بخش خاصی از مشتریان چه مقدار سودآوری داشته اند، گزارش فروش مبنی بر درآمد برای این بخش از مشتریان و راهکارهایی که در گذشته برای حداکثر کردن سود در گذشته استفاده می‌شده را باید تدوین و بررسی کنید.
2-مخاطب گزارش خود را بشناسید:
هنگامی که دقیقا بدانید چرا در حال تدوین یک گزارش هستد، گام بعدی تعریف دقیق مشتریان است تا بتوانید آن ها را به بهترین شکل ممکن متوجه منظور گزارش خود کنید. برای مثال اگر در حال تنظیم گزارش فروش برای مدیر بازاریابی مجموعه خود هستید، باید بدانید او احتمالا به گزارشی علاقه‌مند است که در آن جزئیات کمپین های بازاریابابی سودآور ذکر شده باشد.
اما در مقابل اگر در حال تنظیم گزارش برای مدیران ارشد مجموعه هستید، باید بدانید که بهتر است به جای پرداختن به جزئیات بهتر است کلیات و تصویری کلان از روند های رشدی شرکت خود ارائه دهید.
در هر واحدی که باشید و مخاطب گزارشات شما هر کسی که باشد، وظیفه شما این است که گزارش هایی ارائه کنید که شامل اطلاعات کامل و درست باشد و دانش لازم برای تصمیم گیری در آینده را در اختیار مخاطب شما قرار دهد.
3- داده های خود را جمع آوری کنید:
حالا که از هدف و مخاطب گزارشات خود آگاه هستید، نوبت آن رسیده که داده های جمع آوری شده دسته بندی، فیلتراسیون و تجزیه و تحلیل شوند. توصیه این که فرایند جمع آوری اطلاعات را تا حد امکان ساده و هدفمند کنید تا زمان خود را برای اطلاعات ناکارآمد از دست ندهید و گزارش را با ترسیم معیارهای مورد علاقه خود آغاز کنید. گزارشات شما باید شامل شاخص های کلیدی عملکرد مناسب موضوع باشد.
برای شرح بیشتر این مورد بهتر است دوباره به مثال گزارش فروش برگردیم. تصور کنید در حال تنظیم گزارش هستید، باید برای این کار KPI هایی مثل تعداد کالای فروخته شده، فروش خالص، سود و هزینه های جذب مشتری را در نظر بگیرید. بنا به نیاز شما ممکن است بخواهید شاخص هایی مانند رشد فروش، فروش منطقه ای، فرصت های جدید در بین مخاطبان، عملکرد تیم و … را به گزارش اضافه کنید.
در این مرحله میتوانید دوره زمانی دلخواه خودتان را اعال کنید اما ایده بهتر در مورد تعیین دوره زمانی این است که دو دوره زمانی مختلف، برای مثال دوره زمانی گزار فعلی و دوره زمانی گزار قبلی را در نظر گرفته و مقایسات مختصری را نیز انجام دهید.
4-از داده های بصری در گزارش خود استفاده کنید:
نحوه ارائه اطلاعات به مخاطبان به اندازه خود اطلاعات اهمیت دارد، به همین علت است که بر بصری سازی اطلاعات تاکید می‌کنیم. به جای اینکه از مدیران انتظار داشته باشیم تا جداول پر از داده را مشاهده و تفسیر کنند و اطلاعات ارزشمند را از آنان استخراج کنند، با استفاده از تصاویر و انواع مختلفی از نمودار ها میتوانید به سادگی اطلاعات مورد نیاز آن‌ها را در اختیارشان قرار دهید.
برای مثال، یک نمودار خطی میتواند کاهش یا افزایش درآمد را در یک بازه زمانی مشخص نشان دهد. از نمودار دایره‌ای هم می‌توان برای نمایش میزان سهم هر محصول در فروش کل استفاده کرد. برای مقایسه عملکرد کارکنان هم میتوانید از نمودارهای میله‌ای کمک بگیرید. به همین ترتیب مراحل زیادی از گزارش شما بصری سازی شده و نگاه اجمالی و مقایسات را ساده تر کرده اید.
بصری سازی اطلاعات به درک راحت تر گزارشات شما کمک می‌کنید چرا که به راحتی میتوانید رویدادهای مهم را هایلایت کنید و روابط منطقی بین عوامل مختلف را ببینید و تفسیر کنید. به علاوه استفاده ار المان های بصری باعث می‌شود گزارش شما از نظر ظاهری، زیبا و مرتب به نظر برسد و مخاطبانتان را خسته نکند.
5-اعداد را در پس زمینه نگه دارید:
دلیل این مسئله این است که اعداد به خودی خود ممکن است باعث گمراهی و قضاوت های اشتباه شوند. به همین دلیل بهتر است که داده ها به جای اینکه به صورت یک دسته از اعداد ارائه شوند، آن ها را به صورت متن ارائه کنیم.
به عنوان مثال کاهش هشداردهنده فروش در طول یک ماه میتواند باعث گیج شدن مدیر اجرایی شود و او را به تصمیمگیری عجولانه سوق دهد. اما صرقا تعبیه کردن یک یادداشت در گزارش شما در مورد علت کاهش فروش (مانند شرایط نامساعد آب و هوا)، میتواند به جلوگیری از هرگونه اشتباه در تفسیر روندهای واقعی کمک کند. اطمینان حاصل کنید که چرایی اطلاعات موجود در گزارش را میدانید.
از این نکات میتوانید برای تدوین گزارشات مختلف در سازمان استفاده کنید و راهکارهای فروش خود را در جهت بهینه سازی سود سازمانی اصلاح کنید.
