ابزار های مدیریت پروژه عصای دست مدیران در پروژه های کوچک و بزرگ هستند. ممکن است فکر کنید پروژه های ساده به چیزی بیشتر از چک لیست نیاز ندارند اما به هر حال ابزار های زیادی وجود دارند که میتواند در زمان مدیریت پروژه به شما کمک کند. در پروژه های بزرگ تر شما نیاز به برنامه ریزی مناسب، تعیین وظایف برای افراد مختلف در پروژه، تعیین deadline ها، اطمینان از پایبندی همه به آن ها و پیگیری زمان صرف شده دارید.
نیاز کمی سازی اطلاعات، عینی سازی آن ها، تفکیک و تفویض صحیح و متناسب وظایف از اهمیت بالایی برخوردار است و اینجا همان جایی است که لزوم استفاده از ابزار های به روز برای کنترل و مدیریت پروژه آشکار میشود. ابزارهای متعددی برای مدیریت پروژه وجود دارد، اما اگر در ابتدای این مسیر هستید تشخیص ابزاری ضروری و ارزشمند از اهمیت بالایی برخوردار است.
-
چرا به نرم افزار های مدیریت پروژه نیاز داریم؟
نرم افزار های مدیریت پروژه فشاری روی نیرو های سازمان ایجاد میکند. این مسئله به شما کمک میکند تا زمان و منابع خود را سازماندهی کنید، گزارشاتی در مورد عملکرد کسب و کار و کارکنانتان ایجاد کنید و تصور بهتری از شرح عملکرد افراد داشته باشید. نرم افزار مدیریت پروژه میتواند منجر به تجربهای بی نقص و آسان از کار تیمی شود.
این سوال البته میتواند واضح به نظر برسد چرا که در صورت داشتن تیم بزرگ یا دامنه فعالیت گسترده در پروژه مربوطه، نیاز به پایش و کنترل عوامل دارید و ممکن است به تنهایی نتوانید همه عوامل مربوط به پروژه را در نظر بگیرید و پیشرفت ها و ضعف ها را در یک نگاه مشاهده کنید.
مدیران پروژه امروزی و رهبران مشاغل باید از سرعت روندهای نوظهور فناوری و مدیریت پیروی کنند اما وقتی نوبت به روش های مدیریت پروژه می رسد، ممکن است تعدادی از قوانین، راهکارها و اصول حتی برای مدیران باتجربه نیز زیاد به نظر برسد. برای کمک به شما در انتخاب روش برای پروژه بعدی خود و ارائه ابزارها و ایده های جدید ، ما لیست روشهای زیر را برای مدیریت پروژه ایجاد کرده ایم.
1-kissflow project
این برنامه قدرتمند همه کاره یکی از محبوب ترین نرم افزار های مدیریت پروژه است که گزینهای ایده آل برای مدیران عملکردی پروژه و افرادی است که در مدیریت پروژه تازه کار هستند. این برنامه دارای رابط کاربری گرافیکی با کاربرد آسان و زیباست و مجموعهای جامع از ویژگی های مدیریتی را بررسی میکند.
این نرم افزار هم به صورت رایگان و هم به صورت پرداخت داخلی با اضافه شدن دسترسی های بیشتر میتواند در اختیار کاربران قرار گیرد.
2-Trello
Trello یک نرم افزار برجسته مدیریت وظایف پروژه است که از ابزار های همکاری داخلی برای کار با تیم های شما استفاده میکند. این نرم افزار، ابزاری سبک با کاربری آسان است؛ که کاربران میتوانند به راحتی از ویژگی های برنامه برای ایجاد وظایف سازمانی خود استفاده کنند، فایل ها را به اشتراک بگذارند و نظراتشان را درج کنند.
یکی از معدود معایب Trello این است که عملکرد گزارش گیری و ویژگی ردیابی وظایف واگذار شده در آن تعریف نشده است. به هر حال Trello برنامهای ایده آل برای افراد یا تیم های کوچک است که پروژه های کمی را به صورت همزمان مدیریت میکنند.
استفاده از نسخه اولیه نرم افزار Trello رایگان است اما با پرداخت داخل برنامهای میتوانید به ویژگی هایی مانند اتوماسیون، ادغام وظایف و انواع مختلفی از پشتیبانی ها دسترسی داشته باشید.
3-Asana
Asana یک ابزار مدیریت پروژه انعطافپذیر با تمرکز بیشتر بر همکاری بین افراد است. برنامه Asana از نمایش بصری برای وظایف مختلف استفاده میکند تا گردش کارهایی که به صورت مکرر یا روتین در مجموعه شما قرار دارند را پشتیبانی کند. یکی از ویژگی های این نرم افزار این است که تعداد نامحدودی از کاربران مهمان را میتوانید به آن اضافه کنید. اگر نگران ایجاد قوانین مخصوص به سازمان خود یا گردش کارهای اخصاصی هستید باید اشاره کنیم که در این برنامه برای نگرانی های شما پاسخ در خوری در نظر گرفته شده است.
Asana برای افزایش بهرهوری و بهبود تجربه همکاری راهکارهای زیادی به شما ارائه میدهد. در کنار این راهکارها که منجر به بهبود تجربه کاری ذیل یک پروژه میشود، این نرم افزار برای همه مشاغل با هر اندازهای مناسب است. به صورت کلی اگر سبک پروژه شما با این برنامه مطابقتی نسبی داشته باشد، Asana ابزاری بسیار کارآمد برای مدیریت پروژه تان خواهد بود.
استفاده از این برنامه تا 15 عضو در پروژه شما، رایگان است و شما میتوانید وظایف افراد را مشاهده کنید و به صورت لیست در تقویم برنامه ببینید. نسخه Premium برنامه به ازای هر کاربر در ماه 10.99 دلار قیمت دارد و از زمان بندی، گزارش، موارد سفارشی، قوانین اتوماسیون و موارد دیگر پشتیبانی میکند.
4-Zoho projects
Zoho projects یک نرم افزار محبوب است به مدیران در مشاغل مختلف کمک میکند تا وظایف مختلف را پیگیری کنند، بین افراد مختلف تیم تقسیم وظایف کنند، مشکلات را ردیابی و گزارش کنند و آیتم های مختلف دارای اهمیت در پروژه در گزارشات بصری به شما ارائه دهند. این نرم افزار دارای مجموعه ای بسیار چشمگیر از ابزار های ارتباطی از جمله صفحات ارتباط شخصی (صفحات چت) و گروه های مختلف آنلاین دارد. ممکن است استفاده از بعضی نمودار های Zoho projects برای تیم های خیلی بزرگ مناسب نباشد و گزارش خرابی ارائه دهد.
Zoho projects یک نسخه همیشه رایگان با ویژگی های اساسی برنامه، اما با محدودیت در تعداد کاربران به شما ارائه میدهد. اگر بخواهید از نسخه استاندارد برنامه استفاده کنید میتوانید با پرداخت ماهیانه 3دلار از 10 کاربر پشتیبانی کنید و از امکاناتی مانند وضعیت های سفارشی و ردیابی مشکلات استفاده کنید. طرح express این برنامه 4 دلار قیمت دارد و تا 50 کاربر را پشتیبانی میکند. نسخه اکسپرس امکانات اضافه تری مانند نمودار گانت چارت، کارهای متوالی و صفحات زمانبندی تایید شده را در اختیار شما قرار خواهد داد.
نسخه premium برنامه ماهیانه از 5 دلار برای شما هزینه دارد و تا 100 کاربر را پشتیبانی میکند. این نسخه امکاناتی مانند اتوماسیون وظایف تیم ها، قوانین منحصر به فرد سازمانی، استفاده از منابع و بوجه بندی سازمان را در اختیار شما قرار خواهد داد.
نسخه enterprise ماهیانه 6 دلار هزینه دارد و از نظر تعداد کاربران هیچ محدودیتی را شامل نخواهد شد. نقش های سفارشی مختص سازمانتان را میتوانید در این نسخه به برنامه اضافه کنید، نمودارهای گانت در مقیاس جهانی و امکان تعریف چندین پروژه و اتصال پروژه ها به یکدیگر نیز در این نسخه تعریف شده است.
5-Wrike
Wrike یک برنامه مدیریت پروژه مبتنی بر حافظه ابری است که برنامه ریزی برای پروژه های مختلف را برای شما را ساده میکند، کارهای تیمی را تسهیل میکند، deadline ها را زیر نظر دارد و به راحتی به تمام ذینفعان متصل شده و همکاری را با آنها ادامه میدهد. در نرم افزار Wrike بسیاری از ویژگی های پیشرفته مثل مدیریت وظایف افراد مختلف تیم، نمودارهای گانت چارت، صفحه خبررسانی به روز و موارد دیگر در اختیار شما قرار میگیرد تا بتوانید وظایف مهم تر را در اولویت قرار دهید و در مورد رعایت deadline ها اطمینان حاصل کنید. در کنار این ویژگی ها گزینه های فراوانی برای یکپارچه سازی وجود دارد که این نرم افزار را به یک مجموعه مدیریت پروژه قوی تبدیل میکند و دارای تعداد زیادی از ویژگیهایی است که ممکن است برای اکثر کاربران جدید باشد.
نرم افزار Wrike یک نسخه رایگان با قابلیت های محدود و حداکثر پنج کاربر دارد. نسخه غیررایگان این نرم افزار از 9.80 دلار به ازای هر کاربر در ماه آغاز میشود. همچنین یک طرح کامل تر با قیمت 24.80 دلار به ازای هر کاربر در ماه از این نرم افزار نیز ارائه میشود که دارای ویژگی های بیشتری مانند وظایف جزئی، گانت چارت ها، پایش زمان و گردش کارها است.
6-Monday.com
این نرم افزار یک رابط بصری جذاب و ابزارهای مفید بصری سازی پروژه را ترکیب میکند تا تصور راحت تری از روند پروژه و نقشه کلان آن داشته باشید. Monday.com ابزاری منعطف است و میتواند راهکاری برای شفافیت در سازماندهی کارها به شما ارائه دهد و گزینههای زیادی برای نمای کلی پروژه (به صورت کلی بصری سازی روند پروژه ها) به شما ارائه میدهد. این نرم افزار امنیت بالا، امکانات قوی و سفارشی سازی راهکار ها را در اختیار شما قرار میدهد.
نرم افزار Monday.com هیچ برنامه رایگانی به کاربران ارائه نمیکند و شما باید زمان بگذارید و تعداد کاربران و خدمات مورد نیاز مجموعه خود را انتخاب کرده تا هزینه خدمات شما محاسبه شود. برنامه های این نرم افزار از ماهیانه 39 دلار به ازای 5 کاربر آغاز میشود.
7-ProofHub
ProofHub یک فضای کاری متمرکز است که امکاناتی مانند لیست کارها، گردش کار، گانت چارت، بحث ها، تقویم های کاری و اسناد را ارائه میدهد. این ابزار به شما برای برنامه ریزی، سازماندهی و پیگیری وظایف تیم ها کمک میکند. این ابزار به شما کمک میکند تجربه همکاری تیمی و همین طور تجربه همکاری با مشتریان خارجی برای مجموعه شما تبدیل به یک تجربه آسان و دلخواه شود. به علاوه ProofHub گزارش های متعددی مثل گزارش حجم کار یا گزارش منابع را میتواند به راحتی به شما تحویل دهد. تاکید این نرم افزار بر سادگی است و به همین علت ادغام های بسیار کمی ذیل این برنامه انجام میشود و مدیریت وظایف محدودی بر عهده دارد. این نرم افزار برای همه انواع مشاغل با هر اندازهای مناسب و کارآمد است.
ProofHub هیچ محدودیتی برای تعداد کاربران ندارد و صرف نظر از تعداد کاربران ندارد و صرف نظر از تعداد افراد، هزینهای ثابت به شما ارائه میدهد. برای استفاده از این برنامه به دو صورت میتوان اقدام کرد؛ برنامه ضروری 50 دلار در ماه و برنامه کنترل نهایی 99 دلار در ماه هزینه دارد.
8-clarizen
Clarizen یک ابزار مدیریت پروژه آنلاین است که رتبه بالایی در این زمینه به دست آورده است و برای اکثر پروژه های متوسط مناسب است. این ابزار فقط به صورت تحت وب در دسترس است، بنابراین عدم وجود نرم افزار های مناسب تلفن همراه ممکن است برای کاربران مشکلاتی ایجاد کند. ویژگی های گزارشدهی قوی و توانایی ردیابی استفاده از منابع از ویژگی هایی است که مورد علاقه کاربران است اما متاسفانه این ابزار فاقد فهرست بندی وظایف و ردیابی زمان است.
Clarizen برای مدیران پروژه در سطح سازمانی، سازمان های فناوری اطلاعات و تیم های خدمات حرفهای که نیازمند ابزارهای قدرتمند، منعطف و بصری کنترل پروژه هستند، بسیار مناسب است.
9-Airtable
Airtable ابزاری است که بهترین ویژگی های صفحات گسترده و پایگاه های داده را در کنار هم قرار میدهد به طوری که به راحتی قابل تنظیم و استفاده است و برای پروژه های مختلف در هر اندازه مناسب است. این ابزار متاسفانه فاقد ابزارهای گزارش دهی قوی است که ممکن است برای همه انواع پروژهها مناسب نباشد.
ذیل این برنامه میتوانید اطلاعاتی را در پایگاه داده ذخیره کنید که برای مدیریت وظایف و برنامهریزی پروژه استفاده میشود. بسیاری از کاربران تنوع سازماندهی داده این برنامه را بسیار دوست دارند و از ویژگی های مختلف این ابزار مانند لیستها، شبکه سازی و تقویم کردن برنامهها برای تسهیل کارها استفاده میکنند.
Airtable دارای یک برنامه رایگان است که ویژگی های ضروری مدیریت پروژه را پشتیبانی میکند. نسخه های غیررایگان از 10 دلار به ازای هر نفر در ماه با شرایط ذخیره سازی بیشتر داده ها قابل استفاده هستند. در نسخه pro ویژگی های پیشرفته تری مثل فرم های سفارشی، نمایش های شخصی سازی شده و اشتراک گذاری دامنه را به صورت محدود ارائه میدهد.
10-Kanban Tool
Kanban Tool یک نقطه ورود خوب برای توسعه چابک سازمان است که امکان تجسم گردش کار و ردیابی یکپارچه زمان را به شما میدهد. این برنامه ویژگی هایی مثل گزارش، اشتراک گذاری اسناد و ارتباطات داخلی را در اختیارتان قرار میدهد که برای مشاغل متوسط و بزرگ ایدهآل است.
این ابزار مختص فریلنسرها نیست اما برای حداکثر دو کاربر رایگان است و از دو پروژه مجزا پشتیبانی میکند. نسخه پولی این برنامه از 5 دلار به ازای هر کاربر در ماه شروع میشود که از تعداد نامحدودی پروژه پشتیبانی میکند.
نسخه دیگری هم وجود دارد که 9 دلار به ازای هر کاربر در ماه هزینه دارد و دارای ویژگیهای پیشرفته مثل ردیابی زمان، گزارش، مدیریت کاربر و اتوماسیون فرایند است.
