هزینه تمام شده واقعی یک پلتفرم هوش تجاری چقدر است؟

با وجود اینکه پیاده سازی یک پلتفرم هوش تجاری میتواند به افزایش درآمد و کاهش هزینه‌ها منجر شود، لازم است که موقع خرید به هزینه کل مالکیت این پلتفرم توجه کنید. معمولا در کنار هزینه که خرید نرم افزار دارد، ممکن است هزینه‌هایی در زمان تکمیل و استفاده از پلتفرم به شما تحمیل شود که به مجموع این هزینه‌ها، هزینه‌ کل مالکیت گفته میشود. در این مقاله ما به برخی هزینه های واقعی هوش تجاری می پردازیم.

اگر شما صاحب یک خودرو باشید، باید این مسئله را بدانید که هزینه مالکیت خودرو خیلی بیشتر از قیمت خرید آن است. شما بابت بیمه خودرو، سوخت خودرو، تعمیرات، پارکینگ، کارواش، قطعات یدکی و غیره هزینه‌هایی را پرداخت می کنید. اگر شما بدون در نظر گرفتن این هزینه ها، از خودرو استفاده کنید باید از خواب غفلت بیدار شوید. همین مورد هم برای هوش تجاری صادق است. اکثر شرکت‌ها هزینه‌های اولیه را پرداخت می کنند و هزینه‌های واقعی هوش تجاری را نادیده می‌گیرند. و مهمتر از همه اینکه آنها این حقیقت را نادیده می‌گیرند که این هزینه‌ها بسته به راهکار می‌توانند متفاوت باشند. یک پلتفرم هوش تجاری با قیمت اولیه بالا ممکن است در طول زمان خیلی ارزارنتر تمام شود. برعکس یک هوش تجاری با هزینه‌های اولیه کمترمی‌تواند با گذشت زمان گران قیمت‌تر شود. برای اینکه مجموع هزینه‌های مالکیت را متوجه شویم، باید تمام آنها را به قیمت اولیه اضافه کنید. همچنین باید تمام هزینه های مختلف را در نظر بگیرید و برای هر هزینه‌ای که در طول مدت زمان می‌تواند روی آنها تاثیر بگذارند نیز پیش بینی‌های لازم را انجام دهید.

این هزینه‌ها چه هستند؟ اینجا برخی از این هزینه‌های واقعی که باید در تصمیمات خرید پلتفرم هوش تجاری خودتان در نظر بگیرید را معرفی خواهیم کرد.

انواع لایسنس

درحالیکه اکثر وندورها برای نرم افزارهایشان و هر کاربر مجوز صادر می کنند، این تنها مدل و یا نحوه‌ی صدور لایسنس به حساب نمی‌آید.

کدامیک بهتر است؟ باید گفت که جواب این سوال به نیاز شما بستگی دارد. اگر شما برنامه دارید که فقط چندین کاربر داشته باشید، بنابراین صدور لایسنس برای هر کاربر مناسب شما خواهد بود. اگر شما برنامه دارید که این پلتفرم به کل سازمانتان گسترش بدهید، گزینه لایسنس به ازای دیتابیس می تواند به شما کمک کند. حالا متوجه شدیم که اینها هزینه های اولیه هستند، با این وجود هر پلتفرم هوش تجاری، سیستم لایسنسیگ خود را دارد. بنابر این به علل زیر این مقاله را نوشته‌ایم:

• بیشتر از یک راه برای صدور لایسنس نرم افزار هوش تجاری وجود دارد: برخی فرض می کنند که تنها راه صدور لایسنس به ازای هر کاربر است. این تصور می تواند منجر به پرداخت هزینه مضاعف برای پلتفرم شود.
• با هزینه های کاربر محور، فریب نخورید: لایسنس‌های به ازای کاربر هزینه‌هایش اغلب گمراه کننده است. اکثر شرکت‌ها بر روی هزینه اولیه تمرکز می‌کنند و هزینه‌های دیگر را نادیده می‌گیرند. وندورهای هوش تجاری به علت دانستن این نکته، هزینه‌های اولیه کاربری برای ورود را کم در نظر میگیرند تا فروش اولیه با شما را راحت‌تر انجام دهند. در بتدا یک یا دو کاربر نرم افزار را دانلود و گزارش‌ها را ایجاد می‌کنند. آنها هر یک برای یادگیری نرم‌افزار هزینه می‌کنند و زمان صرف میکنند. سپس هنگامیکه یک کسب و کار بخواهد از نرم افزار در چندین دپارتمان استفاده کند، هزینه‌های آن سر به فلک می زند. اما آنها از قبل بسیار بر روی نرم افزار سرمایه گذاری کرده‌اند و خیلی سخت است که دوباره از اول شروع کنند.

نکته

زمانیکه هزینه‌های صدور مجوز را محاسبه می کنید، اول به هزینه‌های اولیه نگاهی بیاندازید، سپس هزینه گسترش راهکار به کل سازمان رو تخمین بزنید. حتی اگر هیچ برنامه‌ای برای انجام دادن اینکار ندارید. این مورد می تواند شما را از هزینه‌های آتی نیز آگاه کند.

هزینه‌های توزیع و انتشار

نکته دیگری که میخواهیم به آن اشاره کنیم، هزینه‌های توزیع و انتشار است. البته باید بدانید که این مورد برای هر شرکتی صادق نیست. اما هزینه‌ای است که نباید نادیده گرفته شود. اگر باید گزارشها، داشبوردها، و یا برنامه های هوش تجاری را به مشتری خودتان ارائه دهید، حتما با هزینه‌های توزیع مواجه خواهید شد. به علاوه، اگر شما نیاز داشته باشید که کارکردهای هوش تجاری را در نرم افزارتان بگنجانید هم مطمئنا با هزینه‌های توزیع مواجه خواهید شد.

این به چه معناست؟ وندورها اغلب برای هر برنامه‌ای هزینه را برای کاربرتان شارژ می کند. یا ممکن است هزینه اجرا کردن را هر زمان که برنامه راه اندازی شد، شارژ کنند.

البته هر وندوری این هزینه را ندارد و برای هر پلتفرم هوش تجاری‌ای کارایی ندارد.

نکته

اگر شما نیاز دارید تا از برنامه‌های هوش تجاری در دیگر نرم افزارها استفاده کنید و یا آن را در اختیار کاربرتان قرار دهید، باید هزینه‌ای را بپردازید که نمی توانید آن را نادیده بگیرید.

سفارشی‌سازی

نرم افزارهای هوش تجاری ها همیشه بیش از نیمی از نیازهای شما را برآورده می‌کنند. اما شاید به ویژگی‌ای نیاز داشته باشید که آن ویژگی را نداشته باشد. شاید هم آن نرم افزار بتواند نیاز شما را برآورده کند. درحالیکه این سفارشی سازی راه حل‌هایی را پیش رویتان می گذارد، در عین حال می‌تواند هزینه‌هایی برای شما به همراه داشته باشد. (بسته به درصد پیچیده بودن کار شما).

به علاوه، برخی از این سفارشی سازی‌ها می تواند شما را به یه نسخه از نرم افزارمعتاد کند. اگر شما نرم افزارتان را به آخرین نسخه ارتقا دهید، دوباره باید این شخصی سازی‌ها را برای نسخه‌ی جدید هم انجام دهید.

آیا بدان معنی است که شما نباید نرم‌افزارتان را شخصی سازی کنید؟ نه به هیچ وجه. هر موقعیتی متفاوت است. شما باید هزینه ها و فواید این کار را برآورد کنید.

آیا این مورد برای هر نرم افزار هوش تجاری صادق است؟ نه. بعضی ها به شما ابزاری می دهند که برنامه را متناسب با خودتان شخصی‌سازی کنید. درحالیکه دیگران شما را مجبور می کنند که از خدماتشان استفاده کنید. به هر حال، این همان سوالی است که قبل از اینکه شروع به خرید پلتفرم هوش تجاری کنید، باید از خودتان بپرسید.

نکته

شانسی که آورید این است شاید خیلی کم نیاز به شخصی سازی داشته باشید. قبل از اینکه برای نرم افزارتان لایسنس تهیه کنید، اول باید الزامات آن را درک کنید. آیا به شما ابزاری می دهد که خودتان نرم افزار را شخصی سازی کنید؟ آیا آنها شما را مجبور به استفاده از خدماتشان  می‌کنند؟ این شخصی سازی توانایی شما را برای آپدیت کردن را تحت تاثیر قرار می دهد؟ اینها تمام سوالاتی است که باعث میشود در این مسیر کمتر سوپرایز شوید.

تهیه داده‌ها (ETL )

خیلی اطلاعات نادرست در رابطه با هوش تجاری وجود دارد. یکی از اینهاییکه شاید اخیرا شنیده باشید: کسب و کارها اعتقاد دارند که می توانند یک سیستم هوش تجاری را اجرا و به سرعت شروع به ایجاد گزارش کنند.

درحقیقت اینطوری نیست. پروژه هوش تجاری موفق بستگی به داده‌های مرتب و سازمان‌بندی شده دارد. اگر می‌خواهید تلاشتان به موفقیت برسد باید داده هایتان را در فرمتی قرار دهید که پلتفرم هوش تجاری شما بتواند آن را فراخوانی کند.

این بدان معناست که شما باید داده هایتان را از چند سیستم جمع‌آوری و همه آنها را در یک مکان نگهداری کنید. به عبارتی دیگر، شما به استخراج، انتقال، و بارگذاری ETLعلاوه بر نرم افزار هوش تجاری نیاز دارید.

آیا ETL چیزی هست که بتوان آن را نادیده گرفت؟ نه به هیچ وجه. همانطور که در ادامه توضیح داده شده است. یکپارچه‌سازی داده‌ها بصورت دستی خیلی زمانبر است و می تواند تلاش شما برای به موفقیت رساندن هوش تجاری را به خطر بیاندازد.

نکته

امروزه، برخی از پلتفرم های هوش تجاری تواناییهای ETLرا نیز دارند. اما، برخی دیگر نیاز دارند تا شما ابزار دیگری را خریداری کنید. البته قبل از خریداری ابزار جانبی باید مطمئن شوید که نرم افزار شما آن را از قبل نداشته باشد.

آموزش

هر راهکار هوش تجاری پیشنهاد آمورش متفاوتی ‌دهد. بعضی هم خودشان شروع به خودآموزی می‌کنند. بعضی دیگر هم پیشنهاد ویدیوهای خودآموز را می دهند و دسته‌ای دیگر یادگیری توسط یک مشاور را پیشنهاد می‌دهند.

مشخصا این یادگیری هم هزینه‌هایی دارد و باید این هزینه‌ها به مجموع تمام هزینه‌ها اضافه شود. دراصل، باید شما کلاس‌های آموزشی‌ای داشته باشید که مختص کسب و کار شما هستند. این اول و شاید مهمترین قدم برای حرکت به سوی استقرار درست هوش تجاری در سازمان شماست.

با این حال آموزشش از قسمت‌هاییست که بعضی مدیران نمی‌خواهد برای آن هزینه کنند. شاید آنها کاربران کمی را آموزش دهند و امیدوار باشند که همین کاربران موارد را به دیگر کاربران آموزش دهند. یا شاید آنها دنبال آموزشی ارزانتر باشند و یا آموزش دست جمعی را انتخاب کنند و کاربران هم با این مورد کنار بیایند.

اگرچه، بعضی مواقع هم اینگونه برنامه‌ها برعکس عمل میکنند و در بلند مدت هزینه‌های آموزش از آموزش در ابتدا بیشتر میشوند.

چگونه؟ در ادامه چندین حالت را توضیح خواهیم داد:

زمان هدر رفته: وقتی یک کاربر آموزش ندیده و نمی‌داند که چطور یک مسئولیت را انجام دهد، زمانی را صرف پیدا کردن راه برای انجام مسئولیتش صرف می‌کند. ببینیند چقدر زمان باید برای انجام هر مسئولیتی صرف خواهد شد.

فرصت های از دست رفته: یک کاربر آموزش ندیده نمی‌داند راه حل مناسب چیست. شاید مواردی را اضافه کند و یا گزارش‌هایی را آماده کند که در انجام کارهایشان به آنها کمک کند آما نمی دانند که شاید آن راه حل ها قبلا وجود داشته است.

هزینه‌های مشاوره: یک کاربر آموزش ندیده نمی تواند از سیستم به خوبی استفاده کند. شما میبینید که پروژه‌هایی است که خودشان نمی توانند خود بخودی انجام شوند. در نتیجه، باید به شخصی هزینه مشاوره پرداخت کنید تا به شما راهنمایی بدهد.

رها کردن: وقتی کاربری نمی تواند تصمیم بگیرد که چطور از ابزار استفاده کند آن را رها کرده و در نتیجه پروژه ناتمام می ماند. با این مشکلات بوجود آمده مطمئنا پروژه شما شکست می‌خورد.

خلاصه، برخی به مسئله آموزش مثل موردی هزینه‌بر در پروژه هوش تجاری نگاه می‌کنند. وقتی آن را با هزینه های کاربر آموزش ندیده مقایسه می کنیم، متوجه می شویم که هزینه‌های آن خیلی کمتر از زمانی می‌شود که فکر می‌کنیم هزینه‌های آن گران است.

نکته

یادگیری یکی از مهمترین عناصر در توسعه هوش تجاری است. بصورت ایده آل شما می خواهید که شخص آموزش گیرنده، یادگیری را در کسب و کارش شخصی سازی کند. مشخصا، هزینه کلاس یادگیری باید در کل هزینه‌های پلتفرم هوش تجاری آورده شود. اما این حیطه‌ای است که نباید آن را نادیده گرفت.

پایه ریزی و حمایت کردن

مشخصا هزینه‌های پایه‌ریزی و حمایت کردن باید در این حیطه لحاظ شود. شما 20% را صرف پایه‌ریزی، حمایت کردن و ارتقا دادن کنید.

اگرچه تمام برنامه‌های پایه‌ریزی و حمایتی مشابه هم ساخته نمی‌شوند، با این حال به منظور محاسبه هزینه واقعی باید این چند مورد را هم در نظر بگیرید:

به منظور حمایت از کارکنان: برخی از وندورها از بیرون از شرکت کمک می گیرند درحالیکه برخی دیگر از کارشناسان و متخصصان کمک می گیرند. کمک گرفتن از بیرون از سازمان به این معناست که مشکل به راحتی و زودی حل نخواهد شد بخاطر اینکه آنها با دانش کمتر دست به کار می شوند. این مورد را به لیستتان اضافه کنید چون باعث تلف شدن وقت می شود.

زمان انتظار: چطور وندور به راحتی و آسانی در کوتاه ترین مدت زمان این مورد را حل می کند؟ همانطور که در بالا به آن اشاره شد، کیفیت کمکی که از خارج از سازمان می‌گیرید نقش اساسی را بازی می کند. اما همچنان یک سوال مهم باقی میماند. باید بپرسید که چند درصد از تیکت‌های پشتیبانی در همان روزی که از ارسال می شوند، حل میگردند؟

سیاست‌های آپدیت: یک پایه‌ریزی درست و قرارداد پشتیبانی دقیق می‌تواند باعث ارتقا محصول جدید شود. اگرچه برخی از وندورها شما را در زمینه آپدیت محصول پشتیبانی می‌کنند، قبل از تهیه آن حتما از این موارد اطمینان حاصل کنید.

نکته

بخواهید که با مشتریان قدیم شرکت‌ها صحبت کنید تا برآورد بهتری نسبت به وندورها و خدماتشان داشته باشید. بعلاوه پیشنهاد می‌کنیم که نسخه آموزشی از نرم افزار را داشته باشید و از مشاوران کمک فکری و راه حلی بگیرید.

پشتیبانی داخلی

درحالیکه حمایت های خارجی مهم هستند شما نمی توانید اهمیت حمایت‌های داخلی را نیز پیش‌بینی کنید. کدام کاربر شما با مشکل مواجه میشود؟ چه کسی مسئول آموزش کاربران است؟ چه کسی مسئول تطبیق دادن در امورات سازمانی است؟ مشخص است که بهترین راه حل این است که کسی را مسئول کمک رسانی داخل شرکت کنید.

چرا این مورد بسیار اهمیت دارد؟ بدون یک حمایت خوب درون شرکتی، مسلما پروژه هوش تجاری شما به مشکل برخواهد خورد. برعکس، اگر شما آموزش و پشتیبانی را در شرکت فراهم آورید، مرحله تطابق کاربران نیز ارتقا می یابد. در نتیجه، شما از این سرمایه گذاری بر روی هوش تجاری بسیار بهره خواهید برد.

نکته

پشتیبانی داخلی شما با دو هدف انجام میشود: اول، باید کمک کند تا کاربران جواب برای سوالشان پیدا کنند. دوم، آنها باید مطابقت و آکاهی را شرکت گسترش دهند. اگر شما در این دو حیطه موفق بودید، هزینه های پیشتیبای داخلی به راحتی میتواند خود به خود با راه حل‌های هوش تجاری پرداخت شود.

هزینه های سخت افزاری

شما نمی توانید هزینه‌های سخت‌افزاری را نادیده بگیرید. شما باید سرور و حداقل یک دیتابیس داشته باشید. درانتها باید شما محاسبه کنید که نگهداری و راه اندازی سخت افزاری چقدر هزینه بر است و اینکه توسعه دادن آن نیاز به فضای ذخیره دارد. این هزینه ها به یکباره به کسی تحمیل نمی شود.

اگرچه، یک حیطه هست که باید مراقب آن بود: و باید شما بفهمید که آیا این راه حل برای سخت افزار موجود، کاربردی هست یا نه و اینکه آیا به سخت افزار اختصاصی نیاز دارید یا نه. همانطور که قبلا گفته شد، برخی از وندورها نیاز به سخت افزار اختصاصی دارند.

نکته

فاکتور دیگری که باید درنظر گرفته شود، احتمالات است. برای مثال، فرض کنید در حال حاضر قرار است نرم افزار هوش تجاری بر روی سیستم ابری میزبانی کنید، اما بعدها تصمیم میگیرد که از آن در جای دیگر (in-house)  میزبانی کنید. آیا نرم افزار این امکان را برای شما فراهم می آورد؟ و یا محدود به این است که از چه نرم افزاری استفاده می کنید؟ این های سوالات مهمی هستند که باید در نظر بگیرید. حتی اگر اینها درحال حاضر به کار شما نمی آید ولی باید آنها را در نظر بگیرید.

کهنگی عمدی

به گفته ی ویکی پدیا، کهنگی عمدی و یا کهنگی از پیش تعیین شده در طراحی صنعتی و اقتصاد سیاستی است که برنامه ریزی و طراحی محصول با تعیین مدت زمان مشخصی صورت می گیرد. بنابراین در زمانی مشخص منسوخ می شود و یا دیگر کارکرد خود را از دست می دهد. هدفی که در پس این سیاست وجود دارد این است که با محدود کردن زمان کارکرد، فروش را بالا ببرند.

متاسفانه، این مورد در هوش تجاری کاربرد دارد (بطور کلی بر روی نرم افزارها کاربرد دارد) برخی از وندورها نرم افزاری طراحی میکنند برای منسوخ شدن. چرا؟ اگر نرم افزار زمانی از کار بایستد شما مجبور به آپدیت آن هستید تا نسخه جدید آن را بخرید. این مورد در موارد کمی انجام می شود اما بیشتر از آن چیزی که فکرش را بکنید اتفاق می افتد.

نکته

چطور می توانید از رخ دادن این مورد جلوگیری کنید؟ نگاهی به محصولات گذشته بیاندازید. ببیند چند وقت یکبار اپدیت می شوند و نسخه جدید را رونمایی می کنند ویژگی جدید اضافه می کنند. بعلاوه با مشتریان صحبت کنید  و از انها بپرسید که معمولا در چه بازه زمانی به روز رسانی انجام میشود.

خلاصه

اینها 9 مورد از مواری بود که به هزینه اولیه خرید نرم افزار اضافه میشوند. قطعا این لیست میتواند کامل‌تر شود. اگر شما هم نظری دارید خوشحال میشیم آنرا با ما در جریان بگذارید.