هزینه تمام شده واقعی یک پلتفرم هوش تجاری چقدر است؟

با وجود اینکه پیاده‌سازی یک پلتفرم هوش تجاری می‌تواند به افزایش درآمد و کاهش هزینه‌ها منجر شود، لازم است که موقع خرید به هزینه کل مالکیت این پلتفرم توجه کنید. معمولا در کنار هزینه‌ای که خرید نرم‌افزار دارد، ممکن است هزینه‌هایی در زمان تکمیل و استفاده از پلتفرم به شما تحمیل شود که به مجموع این هزینه‌ها، هزینه‌ کل مالکیت گفته می‌شود. در این مقاله ما به برخی هزینه‌های واقعی هوش تجاری می‌پردازیم.

اگر شما صاحب یک خودرو باشید، باید این مسئله را بدانید که هزینه مالکیت خودرو خیلی بیشتر از قیمت خرید آن است. شما باید بیمه خودرو، سوخت خودرو، تعمیرات، پارکینگ، کارواش، قطعات یدکی و غیره را پرداخت کنید. اگر شما بدون در نظر گرفتن این هزینه‌ها، می‌خواهید خودرو را خریداری کنید باید از خواب غفلت بیدار شوید. همین مورد هم برای پلتفرم هوش تجاری صادق است. اکثر شرکت‌ها هزینه‌های اولیه را پرداخت می‌کنند و هزینه‌های واقعی هوش تجاری را نادیده می‌گیرند. و مهم‌تر از همه اینکه آن‌ها این حقیقت را نادیده می‌گیرند که این هزینه‌ها بسته به راهکار می‌توانند متفاوت باشند. یک پلتفرم هوش تجاری با قیمت اولیه بالا ممکن است در طول زمان خیلی ارزارن‌تر تمام شود. برعکس یک پلتفرم هوش تجاری با هزینه‌های اولیه کمتر می‌تواند با گذشت زمان گران قیمت‌تر شود. برای اینکه مجموع هزینه‌های مالکیت را متوجه شویم، باید تمام آن‌ها را به قیمت اولیه اضافه کنید. همچنین باید تمام هزینه‌های مختلف را در نظر بگیرید و برای هر هزینه‌ای که در طول مدت زمان می‌تواند روی آن‌ها تاثیر بگذارند نیز پیش‌بینی‌های لازم را انجام دهید.

این هزینه‌ها چه هستند؟ در اینجا به برخی از این هزینه‌های واقعی که باید در تصمیم خرید پلتفرم هوش تجاری خود مد نظر قرار بدید اشاره می‌کنیم.

انواع مجوزها(license)

درحالیکه اکثر وندورها برای نرم‌افزارهایشان و هر کاربر مجوز صادر می‌کنند، این تنها مدل و یا نحوه‌ی صدور مجوز به حساب نمی‌آید.

کدامیک بهتر است؟ باید گفت که جواب این سوال به نیاز شما بستگی دارد. اگر شما برنامه دارید که فقط چندین کاربر داشته باشید، بنابراین صدور مجوز برای هر تک-کاربر مناسب شما خواهد بود. اگر شما برنامه دارید که این پلتفرم را برای کل سازمانتان گسترش دهید، گزینه مجوز به ازای دیتابیس می‌تواند به شما کمک کند. حالا متوجه شدیم که این‌ها هزینه‌های اولیه هستند، با این وجود هر پلتفرم هوش تجاری، سیستم مجوز دهی خود را دارد. بنابراین به علل زیر این مقاله را نوشته‌ایم:

• بیشتر از یک راه برای صدور مجوز نرم‌افزار هوش تجاری وجود دارد: برخی فرض می‌کنند که تنها راه صدور مجوز به ازای هر تک-کاربر است. این تصور می‌تواند منجر به پرداخت هزینه مضاعف برای پلتفرم شود.
• با هزینه‌های کاربر محور، فریب نخورید: مجوز به ازای هر تک-کاربر هزینه‌اش اغلب گمراه کننده است. اکثر شرکت‌ها بر روی هزینه اولیه تمرکز می‌کنند و هزینه‌های دیگر را نادیده می‌گیرند. وندورهای هوش تجاری به علت دانستن این نکته، هزینه‌های اولیه کاربری برای ورود را کم در نظر می‌گیرند تا فروش اولیه با شما را راحت‌تر انجام دهند. در بتدا یک یا دو کاربر نرم‌افزار را دانلود و گزارش‌ها را ایجاد می‌کنند. آن‌ها هر یک برای یادگیری نرم‌افزار هزینه می‌کنند و زمان صرف می‌کنند. سپس هنگامی‌که یک کسب و کار بخواهد از نرم‌افزار در چندین دپارتمان استفاده کند، هزینه‌های آن سر به فلک می‌زند. اما آن‌ها از قبل بسیار بر روی نرم‌افزار سرمایه‌گذاری کرده‌اند و خیلی سخت است که دوباره از اول شروع کنند.

نکته

زمانیکه هزینه‌های صدور مجوز را محاسبه می‌کنید، اول به هزینه‌های اولیه نگاهی بیاندازید، سپس هزینه گسترش راهکار به کل سازمان را تخمین بزنید. حتی اگر هیچ برنامه‌ای برای انجام دادن اینکار ندارید. این مورد می‌تواند شما را از هزینه‌های آتی نیز آگاه کند.

هزینه‌های توزیع و انتشار

نکته دیگری که می‌خواهیم به آن اشاره کنیم، هزینه‌های توزیع و انتشار است. البته باید بدانید که این مورد برای هر شرکتی صادق نیست. اما هزینه‌ای است که نباید نادیده گرفته شود. اگر باید گزارش‌ها، داشبوردها، و یا برنامه‌های هوش تجاری را به مشتری خودتان ارائه دهید، حتما با هزینه‌های توزیع مواجه خواهید شد. به علاوه، اگر شما نیاز داشته باشید که کارکردهای هوش تجاری را در نرم‌افزارتان بگنجانید هم مطمئنا با هزینه‌های توزیع مواجه خواهید شد.

این به چه معنا است؟ وندورها اغلب برای هر برنامه‌ای، هزینه‌ای را به ازا هر کاربر شارژ می‌کنند. یا ممکن است هزینه اجرا کردن را هر زمان که برنامه راه‌اندازی شد، شارژ کنند.

البته هر وندوری این هزینه را ندارد و برای هر پلتفرم هوش تجاری‌ای کارایی ندارد.

نکته

اگر شما نیاز دارید تا از برنامه‌های هوش تجاری در دیگر نرم‌افزارها استفاده کنید و یا آن را در اختیار کاربرتان قرار دهید، باید هزینه‌ای را بپردازید که نمی‌توانید آن را نادیده بگیرید.

سفارشی‌سازی

نرم‌افزارهای هوش تجاری همیشه بیش از نیمی از نیازهای شما را برآورده می‌کنند. اما شاید به ویژگی‌ای نیاز داشته باشید که آن ویژگی را نداشته باشند. شاید هم آن نرم‌افزار بتواند نیاز شما را برآورده کند اما راه حل‌هایی که در جهت این سفارشی‌سازی پیش رویتان قرار می‌گیرد، می‌تواند _بسته به درصد پیچیده بودن کار شما_ هزینه‌ برای شما به همراه داشته باشد. 

به علاوه، برخی از این سفارشی‌سازی‌ها می‌تواند شما را به یه نسخه از نرم‌افزارمعتاد کند. اگر شما نرم‌افزارتان را به آخرین نسخه ارتقا دهید، دوباره باید این شخصی‌سازی‌ها را برای نسخه‌ی جدید هم انجام دهید.

آیا بدان معنی است که شما نباید نرم‌افزارتان را شخصی‌سازی کنید؟ نه به هیچ وجه. هر موقعیتی متفاوت است. شما باید هزینه‌ها و فواید این کار را برآورد کنید.

آیا این مورد برای هر نرم‌افزار هوش تجاری صادق است؟ نه. بعضی‌ها به شما ابزاری می‌دهند که برنامه را متناسب با خودتان شخصی‌سازی کنید. درحالیکه دیگران شما را مجبور می‌کنند که از خدماتشان استفاده کنید. به هر حال، این همان سوالی است که قبل از اینکه شروع به خرید پلتفرم هوش تجاری کنید، باید از خودتان بپرسید.

نکته

خوش‌شانسی این است شاید خیلی کم نیاز به شخصی‌سازی داشته باشید. قبل از اینکه برای نرم‌افزارتان مجوز تهیه کنید، اول باید الزامات آن را درک کنید. آیا به شما ابزاری می‌دهند که خودتان نرم‌افزار را شخصی‌سازی کنید؟ آیا آن‌ها شما را مجبور به استفاده از خدماتشان  می‌کنند؟ این شخصی‌سازی توانایی شما برای آپدیت کردن را تحت تاثیر قرار می‌دهد؟ این‌ها تمام سوالاتی است که باعث می‌شود در این مسیر کمتر سوپرایز شوید.

تهیه داده‌ها(ETL)

خیلی اطلاعات نادرست در رابطه با هوش تجاری وجود دارد. یکی از آن‌ها که شاید اخیرا شنیده باشید: کسب و کارها اعتقاد دارند که می‌توانند یک سیستم هوش تجاری را اجرا و به سرعت شروع به ایجاد گزارش کنند.

درحقیقت اینطوری نیست. پروژه هوش تجاری موفق بستگی به داده‌های مرتب و سازمان‌بندی شده دارد. اگر می‌خواهید تلاشتان به موفقیت برسد باید داده‌هایتان را در فرمتی قرار دهید که پلتفرم هوش تجاری شما بتواند آن را فراخوانی کند.

این بدان معنا است که شما باید داده‌هایتان را از چند سیستم جمع‌آوری و همه آن‌ها را در یک مکان نگهداری کنید. به عبارتی دیگر، شما به استخراج، انتقال، و بارگذاری ETL علاوه بر نرم‌افزار هوش تجاری نیاز دارید.

آیا ETL چیزی هست که بتوان آن را نادیده گرفت؟ نه به هیچ وجه. همانطور که در ادامه توضیح داده شده است. یکپارچه‌سازی داده‌ها بصورت دستی خیلی زمان‌بر است و می‌تواند تلاش شما برای به موفقیت رساندن هوش تجاری را به خطر بیاندازد.

نکته

امروزه، برخی از پلتفرم‌های هوش تجاری توانایی‌های ETL را دارند. اما، در برخی نیاز است شما ابزار دیگری را خریداری کنید. البته قبل از خریداری ابزار جانبی باید مطمئن شوید که نرم‌افزار شما آن را از قبل نداشته باشد.

آموزش

هر راهکار هوش تجاری که پیشنهاد داره می‌شود، نیاز به آموزش متفاوتی دارد. بعضی هم خودشان شروع به خودآموزی می‌کنند. بعضی دیگر هم پیشنهاد ویدیوهای خودآموز را می‌دهند و دسته‌ای دیگر یادگیری توسط یک مشاور را پیشنهاد می‌دهند.

مشخصا این یادگیری هم هزینه‌هایی دارد و باید این هزینه‌ها به مجموع تمام هزینه‌ها اضافه شود. دراصل، باید شما کلاس‌های آموزشی‌ای داشته باشید که مختص کسب و کار شما هستند. این اولین و شاید مهم‌ترین قدم شما برای حرکت به سوی استقرار صحیح هوش تجاری در سازمان است.

با این حال آموزش از قسمت‌هایی است که بعضی مدیران نمی‌خواهد برای آن هزینه کنند. شاید آن‌ها کاربران کمی را آموزش دهند و امیدوار باشند که همین کاربران موارد را به دیگران آموزش دهند. یا شاید آن‌ها دنبال آموزشی ارزان‌تر باشند و یا آموزش دست جمعی را انتخاب کنند و کاربران هم با این مورد کنار بیایند.

اگرچه، بعضی مواقع هم این‌گونه برنامه‌ها برعکس عمل می‌کنند و در بلند مدت هزینه‌های آموزش از آموزش در ابتدا بیشتر می‌شود.

چگونه؟ در ادامه چندین حالت را توضیح خواهیم داد:

زمان هدر رفته: وقتی یک کاربر آموزش ندیده و نمی‌داند که چطور یک وظیفه را انجام دهد، زمانی را صرف پیدا کردن راه برای انجام وظیفه مقرر شده می‌کند. ببینیند چقدر زمان باید برای انجام هر مسئولیتی صرف شود.

فرصت‌های از دست رفته: یک کاربر آموزش ندیده نمی‌داند راه حل مناسب چیست. شاید مواردی را اضافه کند و یا گزارش‌هایی را آماده کند که در انجام کارهایش به او کمک کند آما نمی‌داند که شاید آن راه حل از قبل وجود داشته است.

هزینه‌های مشاوره: یک کاربر آموزش ندیده نمی‌تواند از سیستم به خوبی استفاده کند. شما می‌بینید که پروژه‌هایی است که خودشان نمی‌توانند خودبه‌خودی انجام شوند. در نتیجه، باید به شخصی هزینه مشاوره پرداخت کنید تا به شما راهنمایی بدهد.

رها کردن: وقتی کاربری نمی‌تواند تصمیم بگیرد که چطور از ابزار استفاده کند آن را رها کرده و در نتیجه پروژه ناتمام می‌ماند. با این مشکل مطمئنا پروژه شما شکست می‌خورد.

خلاصه، برخی به مسئله آموزش مثل موردی هزینه‌بر در پروژه هوش تجاری نگاه می‌کنند. وقتی آن را با هزینه‌های کاربر آموزش ندیده مقایسه می‌کنیم، متوجه می‌شویم که هزینه‌های آن خیلی کمتر از هزینه آموزش کاربران می‌شود.

نکته

یادگیری یکی از مهم‌ترین عناصر در توسعه هوش تجاری است. به‌صورت ایده‌آل شما می‌خواهید که شخص آموزش گیرنده، یادگیری را در کسب و کارش به شکل شخصی‌سازی پیاده کند. مشخصا، هزینه کلاس یادگیری باید در کل هزینه‌های پلتفرم هوش تجاری آورده شود. اما این حیطه‌ای است که نباید آن را نادیده گرفت.

پایه‌ریزی و حمایت کردن

مشخصا هزینه‌های پایه‌ریزی و حمایت کردن باید در این حیطه لحاظ شود. شما 20% را صرف پایه‌ریزی، حمایت کردن و ارتقا دادن کنید.

اگرچه تمام برنامه‌های پایه‌ریزی و حمایتی مشابه هم نیستند، با این حال به منظور محاسبه هزینه واقعی باید این چند مورد را هم در نظر بگیرید:

به منظور حمایت از کارکنان: برخی از وندورها از بیرون از شرکت کمک می‌گیرند درحالیکه برخی دیگر از کارشناسان و متخصصان کمک می‌گیرند. کمک گرفتن از بیرون از سازمان به این معنا است که مشکل به راحتی و زودی حل نخواهد شد بخاطر اینکه آن‌ها با دانش کمتر دست به کار می‌شوند. این مورد را به در نظر داشته باشید چون باعث تلف شدن وقت می‌شود.

زمان انتظار: چطور وندور به راحتی و آسانی در کوتاه‌ترین مدت زمان این مورد را حل می‌کند؟ همانطور که در بالا به آن اشاره شد، کیفیت کمکی که از خارج از سازمان می‌گیرید نقش اساسی را بازی می‌کند. اما همچنان یک سوال مهم باقی می‌ماند. باید بپرسید که چند درصد از تیکت‌های پشتیبانی در همان روزی که از ارسال می‌شوند، حل می‌شوند؟

سیاست‌های آپدیت: یک پایه‌ریزی درست و قرارداد پشتیبانی دقیق می‌تواند باعث ارتقا محصول جدید شود. اگرچه برخی از وندورها شما را در زمینه آپدیت محصول پشتیبانی می‌کنند، قبل از تهیه پلتفرم حتما از این موارد اطمینان حاصل کنید.

نکته

با مشتریان قدیم شرکت‌ها صحبت کنید تا برآورد بهتری نسبت به وندورها و خدماتشان داشته باشید. به‌علاوه پیشنهاد می‌کنیم که نسخه دمو از نرم‌افزار داشته باشید و از مشاوران کمک فکری و راه‌حلی بگیرید.

پشتیبانی داخلی

درحالیکه حمایت‌های خارجی مهم هستند شما نمی‌توانید اهمیت حمایت‌های داخلی را در نظر نگیرید. کدام کاربر شما با مشکل مواجه می‌شود؟ چه کسی مسئول آموزش کاربران است؟ چه کسی مسئول تطبیق دادن پلتفرم در امورات سازمانی است؟ مشخص است که بهترین راه حل این است که کسی را در شرکت مسئول راهبری کنید.

چرا این مورد بسیار اهمیت دارد؟ بدون یک حمایت خوب درون سازمانی، مسلما پروژه هوش تجاری شما به مشکل برخواهد خورد. برعکس، اگر شما آموزش و پشتیبانی را در شرکت فراهم آورید، مرحله تطابق کاربران نیز بهتر پیش می‌رود. در نتیجه، شما از این سرمایه‌گذاری بر روی هوش تجاری بسیار بهره خواهید برد.

نکته

پشتیبانی داخلی شما با دو هدف انجام می‌شود: اول، باید کمک کند تا کاربران جواب برای سوالشان پیدا کنند. دوم، آن‌ها باید مطابقت و آگاهی را در شرکت گسترش دهند. اگر شما در این دو حیطه موفق بودید، هزینه‌های پیشتیبای داخلی به راحتی می‌تواند خود به خود با راه‌حل‌های هوش تجاری پرداخت شوند.

هزینه‌های سخت‌افزاری

شما نمی‌توانید هزینه‌های سخت‌افزاری را نادیده بگیرید. شما باید سرور و حداقل یک دیتابیس داشته باشید. در انتها باید محاسبه کنید که نگهداری و راه‌اندازی سخت‌افزاری چقدر هزینه‌بر است و اینکه توسعه آن به چه حجم فضای ذخیره نیاز دارد. این هزینه‌ها به یک‌باره به کسی تحمیل نمی‌شود.

اگرچه، یک حیطه هست که باید مراقب آن بود: و باید شما بفهمید که آیا این راه حل برای سخت‌افزار موجود، کاربردی هست یا نه و اینکه آیا به سخت‌افزار اختصاصی نیاز دارید؟ همانطور که قبلا گفته شد، برخی از وندورها نیاز به سخت‌افزار اختصاصی دارند.

نکته

فاکتور دیگری که باید درنظر گرفته شود، احتمالات است. برای مثال، فرض کنید در حال حاضر قرار است نرم‌افزار هوش تجاری بر روی سیستم ابری میزبانی کنید، اما بعدها تصمیم می‌گیرد که از آن در جای دیگر(in-house) میزبانی کنید. آیا نرم‌افزار این امکان را برای شما فراهم می‌آورد؟ و یا محدود به این است که از چه نرم‌افزاری استفاده می‌کنید؟ این‌های سوالات مهمی هستند که باید در نظر بگیرید. حتی اگر این‌ها درحال حاضر به کار شما نمی‌آیند ولی باید آن‌ها را در نظر بگیرید.

کهنگی عمدی

به گفته‌ی ویکی پدیا، کهنگی عمدی و یا کهنگی از پیش تعیین شده در طراحی صنعتی و اقتصاد سیاستی است که برنامه‌ریزی و طراحی محصول با تعیین مدت زمان مشخصی صورت می‌گیرد. بنابراین در زمانی مشخص منسوخ می‌شود و یا دیگر کارکرد خود را از دست می‌دهد. هدفی که در پس این سیاست وجود دارد این است که با محدود کردن زمان کارکرد، فروش را بالا ببرند.

متاسفانه، این مورد در هوش تجاری کاربرد دارد(به‌طور کلی بر روی نرم‌افزارها کاربرد دارد) برخی از وندورها نرم‌افزاری طراحی می‌کنند برای منسوخ شدن. چرا؟ اگر نرم‌افزار زمانی از کار بایستد شما مجبور به آپدیت آن هستید تا نسخه جدید آن را بخرید. این مورد در موارد کمی انجام می‌شود اما بیشتر از آن چیزی که فکرش را بکنید اتفاق می‌افتد.

نکته

چطور می‌توانید از رخ دادن این مورد جلوگیری کنید؟ نگاهی به محصولات گذشته بیاندازید. ببیند چند وقت یک‌بار اپدیت می‌شوند و نسخه جدید را رونمایی و ویژگی جدیدی اضافه می‌کنند. بعلاوه با مشتریان صحبت کنید  و از آن‌ها بپرسید که معمولا در چه بازه زمانی به روزرسانی انجام می‌شود.

خلاصه

اینها 9 مورد از مواری بود که به هزینه اولیه خرید نرم‌افزار اضافه می‌شوند. قطعا این لیست می‌تواند کامل‌تر شود. اگر شما هم نظری دارید خوشحال می‌شیم آن را با ما به اشتراک بگذارید.