نحوه توسعه یک استراتژی هوش تجاری

یک استراتژی هوش تجاری، طرحی است که شما برای تصمیم‌گیری در مورد نحوه استفاده از داده‌های خود در سازمانتان استفاده می‌کنید. شما به این دلیل به این استراتژی نیاز دارید که صرفاً انتخاب فناوری مناسب و پیاده‌سازی یک پلتفرم نرم‌افزاری برای بازگشت سرمایه کافی نیست. برای ایجاد یک استراتژی؛ باید سه مورد را تعیین کنید:

• چگونه می‌خواهید پلتفرم نرم‌افزاری را توسعه دهید؟
• چگونه داده‌ها را برای تجزیه و تحلیل مدیریت می‌کنید؟
• و چگونه افراد را قادر می‌سازید تا تصمیم‌گیری‌های داده‌محور و آگاهانه داشته باشند؟

یک استراتژی هوش تجاری به سازمان شما کمک می‌کند تا بتواند از بینش‌ها و نکاتی که در داشبوردها گنجانده شده است استفاده کنید. از این نکات به‌عنوان‌مثال می‌توان به بنچ‌مارک‌های عملکردی فروش، پیش‌بینی درآمد و اطمینان از اینکه دپارتمان توزیع شما می‌داند چه چیزی را در هر روز ارسال کند، اشاره کرد. موفقیت در هر پروژه، حاصل رویکرد سیستماتیک و استراتژی حساب شده (از جمله آگاهی؛ برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی سنجیده) خواهد بود.

مراحل ایجاد یک استراتژی هوش تجاری

استراتژی هوش تجاری شما باید با اهداف و چشم‌انداز کسب و کار شما هماهنگ باشد. با هوش تجاری؛ داده‌ها می‌توانند در سازمان شما تغییرات بسزایی ایجاد کنند. این نوآوری‌ها، داده‌های قابل اعتماد و مرتبط را در اختیار کارمندان قرار می‌دهد تا بتوانند هر روز تصمیمات آگاهانه‌ای داشته باشند. حال شما می‌توانید با دنبال کردن طرح ما؛ این تحول را ایجاد کنید.

انتخاب حامی

به طور ایده‌آل، حامی می‌بایست از میان مدیران ارشد و صاحب نفوذ سازمان انتخاب شود و شما با کمک این شخص بتوانید فعالیت مورد نظر خود را در سطح سازمان اجرایی کنید چرا که قبل از هر چیز شما به مشارکت و همراهی سازمان در تدوین چشم‌انداز هوش تجاری نیاز خواهید داشت. سازمان‌هایی که داده‌هایشان را در مسیر هوش تجاری قرار می‌دهند، یک مدیر ارشد اطلاعات را برای حمایت از طرح هوش تجاری خود تعیین می‌کنند. این مدیر یا سایر حامیان اجرایی باید حمایت و الزامات آموزشی را برای توسعه در نظر بگیرند و به نحوه استفاده این پلتفرم در کل سازمان توجه داشته باشند. حامی خود را در جریان پیشرفتتان قرار دهید. وقتی پلتفرم هوش تجاری را راه‌اندازی کردید و همه چیز طبق انتظار پیش رفت، چند گزارش ارزشمند و قابل استناد تهیه کنید تا با حامی خود به اشتراک بگذارید. به حامی خود و در نتیجه سازمان ثابت کنید که استراتژی شما جواب داده است.

انتخاب پلتفرم هوش تجاری

یک پلتفرم نرم‌افزار هوش تجاری می‌تواند کارهای زیادی انجام دهد؛ اما این کل استراتژی هوش تجاری شما را تشکیل نمی‌دهد. وقتی که حامی این طرح را انتخاب کردید می‌توانید پلتفرم‌های هوش تجاری را ارزیابی کنید تا یک گزینه مناسب را برای طرح خود انتخاب کنید. بسیاری از پلتفرم‌ها عملکردها و توابع رایج را به اشتراک می‌گذارند و شما باید برحسب اهمیت ویژگی‌های آن‌ها را رتبه‌بندی کنید:

1. دسترسی به داده‌ها و مشاهده محتوای مرتبط
2. تعامل با داده‌ها در یک رابط بصری
3. قابلیت جستجوی عمیق‌تر در داده‌ها و کشف بینش‌های جدید
4. ترویج بینش‌های جدید و کشف شده در محیط‌های تحت کنترل با رویکرد پایین به بالا.
5. همکاری با دیگران برای تجزیه و تحلیل داده و اشتراک گذاری تحلیل‌های مجسم‌سازی شده.

وقتی که تصمیم گرفتید چه کسی حامی هوش تجاری شما خواهد بود و از چه پلتفرمی برای تجزیه و تحلیل استفاده کنید؛ مرحله بعدی شناسایی و مشارکت سهام‌داران اصلی شما است.

شناسایی ذینفعان اصلی و دخیل کردن آن‌ها

هوش تجاری ممکن است شامل نرم‌افزار باشد اما این بدان معنا نیست که فقط این یک پروژه فناوری اطلاعات است. هوش تجاری همچنین نیاز به داده‌های مالی دارد؛ اما این بدان معنا نیست که فقط به بخش مالی مربوط می‌شود. شما باید از هر تیمی که تحت تأثیر نرم‌افزار هوش تجاری شما قرار گرفته‌اند یک نماینده انتخاب کنید. آن‌ها را زودتر درگیر کنید و با آن‌ها مصاحبه کنید. از آن‌ها سؤال کنید که چگونه از داده‌ها در کار خود استفاده می‌کنند؟ چه چیزی برای آن‌ها مفید است و چه چیزی برای آن‌ها مناسب نیست. از این بینش‌ها برای تنظیم حوزه هوش تجاری خود استفاده کنید.

تشکیل تیم هوش تجاری

تیم هوش تجاری شما مسئول اجرای استراتژی شما خواهد بود. اگر سازمان شما کوچک است؛ می‌توانید افراد جدیدی را استخدام کنید یا از افرادی بخواهید که چندین کار را انجام دهند. پلتفرم‌های هوش تجاری اطمینان می‌دهند که گزارش‌ها و داشبوردها برای افرادی که تحلیل‌گر نیستند قابل دسترس خواهند بود(به‌عنوان هوش تجاری سلف سرویس شناخته می‌شود). با این حال برای پیاده‌سازی برنامه هوش تجاری به این تیم چند منظوره نیاز دارید. اینها برخی از نقش‌ها و مسئولیت‌های تیم پروژه هوش تجاری است:

• یک مدیر فناوری اطلاعات یا مدیر تجزیه و تحلیل، برای مدیریت پلتفرم نرم‌افزاری
• یک معمار سازمانی که پلتفرم را با معماری داده‌های موجود ادغام می‌کند.
• یک مدیر سایت برای سازماندهی محتوا و ایجاد گروه‌های کاربری و تعریف دسترسی‌ها
• یک ناظر داده برای جمع‌بندی داده‌ها و مستندسازی فرایندها و روش‌های استفاده از پلتفرم

 اما این‌ها همه افرادی نیستند که در این پروژه شرکت می‌کنند، شما همچنین به یک کمیته راهبری و حامی اجرایی نیاز دارید تا اطمینان حاصل شود که پروژه مهلت زمانی خود را برآورده می‌کند.

تعیین حوزه هوش تجاری

قبل از توسعه نرم‌افزار هوش تجاری باید تصمیم بگیرید که هوش تجاری برای سازمان شما به چه معنا است. به طور کلی هوش تجاری به معنای استفاده از داده‌ها برای تصمیم‌گیری‌ها است. اما شما باید تعیین کنید که چگونه در عملیات روزمره شرکت کمک می‌کند و کدام بخش‌ها از هوش تجاری استفاده می‌کنند. به طور مثال کوکاکولا، داشبوردهایی را برای کارشناسان خدمات مشتری ایجاد کرد. Chipotle یک داشبورد یکپارچه از مکان‌های رستوران‌های خود ایجاد کرد تا به مقایسه عملکرد آن‌ها بپردازد. HelloFresh گزارش‌گیری خودکار نتایج کمپین را ایجاد کرد و صدها ساعت در زمان تجزیه و تحلیل صرفه‌جویی کرده است.

مثال‌های زیادی از شرکت‌هایی وجود دارد که از هوش تجاری به روشی نوآورانه استفاده می‌کنند. تصمیم بگیرید که چگونه می‌خواهید هوش تجاری را برای پشتیبانی از اهداف شرکت خود ادغام کنید. پس از تعریف عملیاتی خود از هوش تجاری، باید تصمیم بگیرید که کدام بخش از شرکت خود را ابتدا به کار گیرید.

آیا از هوش تجاری برای درک و پیش‌بینی عملکرد مالی، منابع انسانی، زنجیره تأمین یا تغییرات موجود استفاده می‌کنید؟ آیا این موارد را ترکیب می‌کنید و یا چیز دیگری را به طور کامل تجزیه و تحلیل می‌کنید؟ قبل از اینکه به مرحله بعدی بروید؛ دامنه تجزیه و تحلیل در کسب و کار باید مشخص باشد. وقتی دامنه تجزیه و تحلیل مشخص شد، باید تعیین کنید که چه چیزی را در این داده‌ها می‌خواهید اندازه‌گیری کنید.

مشخص کنید که کدام معیارها و گزارشات بیش‌ترین اولویت را برای راهبری شرکت شما خواهند داشت. این گزارشات باید شامل شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPI) شما باشد که با اهداف کلی شرکت برای سنجش میزان موفقیت مطابقت دارد. این‌ها می‌توانند معیارهای داخلی را با معیاری‌های عملکردی قبلی و معیارهای خارجی را مقایسه کنند.

کدام KPIها نشان دهنده موفقیت در صنعت شما هستند؟ تجزیه و تحلیل رقبا در حال تبدیل شدن به بخش مهمی از هوش تجاری است. نرم‌افزارهای هوش تجاری به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا عملکرد رقبا، تغییرات در بازار و تغییرات رفتاری مشتریان را تحت نظر داشته باشند. شما می‌توانید این کار را با تجزیه و تحلیل مطالعات موردی رقبا، وبلاگ‌ها، مقالات، فیلم‌ها و غیره انجام دهید. بعد از تعیین دامنه هوش تجاری خود، احتمالاً متوجه خواهید شد که اجرای پروژه هوش تجاری چقدر بزرگ است. حالا برای پیاده‌سازی استراتژی خود باید منابع افراد خود را شناسایی کنید.

آماده‌سازی زیرساخت داده

برای انجام تجزیه و تحلیل دقیق؛ هوش تجاری باید دارای منابع داده شفافی باشد. به طور سنتی، پلتفرم‌های هوش تجاری داده‌ها را از انبار داده ایمپورت می‌کنند. با هوش تجاری مدرن، می‌توانید داده‌ها را از منابع متعدد تجزیه و تحلیل کنید. ما بین دو نوع داده تمایز قائل می‌شویم:

• داده قابل اعتماد
• داده غیر قابل اعتماد

داده‌های مورد اعتماد در پایگاه‌های داده ذخیره می‌شوند یا به راحتی از پایگاه‌های داده مانند اکسل، داده‌های مدیریت ارتباط با مشتری(CRM)، داده‌های مالی و غیره منتقل می‌شوند. این داده‌ها شامل ایمیل؛ گفتگو با مشتریان، فرایندهای تجاری، تصاویر، اخبار، مجلات تجاری و غیره هستند. با هوش تجاری مدرن می‌توانید داده‌های غیر قابل اعتماد را به محیطی امن و تحت کنترل برای تجزیه و تحلیل منتقل کنید. تیم هوش تجاری باید سهام‌داران و مصرف‌کنندگان اطلاعات را مورد بررسی قرار دهد تا ببینند قبل از توسعه و استقرار پلتفرم هوش تجاری به چه منابع داده‌ای برای تجزیه و تحلیل نیاز دارند.

توسعه نقشه‌راه هوش تجاری

تیم هوش تجاری باید یک نقشه راه برای اجرای استراتژی‌های شما تهیه کند. موارد زیر باید در هنگام ایجاد نقشه راه هوش تجاری مورد توجه قرار گیرد:

• مراحل و وابستگی‌ها را مشخص کند.
• آینده را در نظر بگیرد و در صورت نیاز نقشه راه را اصلاح کند.
• پروداکتیو و فعال باشد

تصمیم بگیرید که پلتفرم شما چه زمانی راه‌اندازی شود. آماده باشید تا در صورت نیاز نقشه راه هوش تجاری خود را اصلاح کنید. هوش تجاری زمانی مفید است که پروداکتیو باشد. اگر استراتژی‌های هوش تجاری شما بر واکنش به درخواست‌های گزارش‌گیری موقت متمرکز باشد، از هوش تجاری تا حد ممکن استفاده نمی‌کنید. هنگام رخ دادن رویدادهای جدید مانند کسب و کار جدید، ابتکارات جدید؛ تغییرات در بازار یا تغییر رفتار مشتری؛ در نقشه راه خود علامت ایجاد کنید.

اجرای مؤثر استراتژی هوش تجاری

پیاده‌سازی پلتفرم هوش تجاری، پروژه‌ای در چارچوب استراتژی کلی شرکت خواهد بود. واحد فناوری اطلاعات شما به شدت در این زمینه مشارکت خواهد داشت و ممکن است ایده‌های خود را برای استقرار پلتفرم هوش تجاری داشته باشد. مواردی مانند سطوح دسترسی، اطمینان از حفظ محرمانگی داده‌ها و نحوه انتشار داشبوردها در سازمان از قبیل تصمیماتی است که در این فرآیند می‌بایست با همکاری واحد فناوری اطلاعات شرکت اخذ شود.

در نهایت اجرای خود را به چند فاز تقسیم کنید. ذینفعان، تیم هوش تجاری و واحد فناوری اطلاعات را برای دریافت بازخورد از یکدیگر فعال نگه دارید.

برای استفاده از ابزارهای هوش تجاری می‌توانید از مشاورین ما در هوش تجاری ویترای کمک بگیرید. از طریق راه‌های ارتباطی با ما تماس بگیرید و یا اطلاعات خود را برای ما بگذارید تا با شما تماس بگیریم.